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Wann eine Lieferantenbewertung nötig wird

Eine Lieferantenbewertung lohnt sich besonders bei kritischem Material, wiederkehrenden Bestellungen, Auditanforderungen, Medizin-/Werkstatt-/Produktionsprozessen oder sobald Abweichungen nicht mehr nur Einzelfälle sind. Sie verbindet Beobachtungen aus Einkauf, Wareneingang und Reklamationsbearbeitung.

Wenn du Lieferungen bereits prüfst, ist der nächste logische Schritt eine Auswertung aus dem Wareneingang Prüfprotokoll: Welche Lieferanten liefern vollständig, pünktlich und mit brauchbaren Nachweisen?

Kriterien für eine einfache Vorlage

Die Vorlage sollte nicht zu kompliziert sein. Für KMU reichen meist wenige Kriterien, wenn sie konsequent bewertet werden:

• Qualität: fehlerfreie Ware, passende Spezifikation, Zustand bei Lieferung.
• Termintreue: pünktliche Lieferung oder klare Vorabinformation bei Verzögerung.
• Vollständigkeit: Menge, Zubehör, Dokumente, Prüfzeugnisse oder Sicherheitsdatenblätter.
• Reklamationsquote: Anzahl und Schwere der Abweichungen im Bewertungszeitraum.
• Reaktionszeit: wie schnell und lösungsorientiert der Lieferant auf Rückfragen reagiert.
• Nachweisfähigkeit: Chargen, Seriennummern, Zertifikate, Fotos oder Prüfberichte sind auffindbar.
• Maßnahmenstatus: offene Korrekturmaßnahmen mit Verantwortlichen und Frist.

Vorlage zum Kopieren

Für den Start kannst du diese Struktur übernehmen:

1. Lieferant: Name, Kundennummer, Ansprechpartner
2. Bewertungszeitraum: Monat, Quartal oder Jahr
3. Kritikalität: niedrig / mittel / hoch
4. Qualität: 1–5 Punkte plus kurze Begründung
5. Termintreue: 1–5 Punkte plus verspätete Lieferungen
6. Vollständigkeit/Nachweise: 1–5 Punkte plus fehlende Dokumente
7. Reklamationen: Anzahl, Ursache, Schweregrad
8. Gesamtbewertung: freigegeben / beobachten / gesperrt / Ersatzlieferant prüfen
9. Maßnahmen: Aufgabe, Verantwortliche Person, Frist, Nachweis
10. Nächster Bewertungstermin: Datum und Auslöser

Typische Fehler bei Lieferantenbewertungen

• Die Bewertung passiert einmal im Jahr aus dem Bauchgefühl heraus.
• Reklamationen liegen in Mails, Fotos auf Smartphones und Bewertungen in Excel.
• Es gibt Punkte, aber keine Begründung und keine Nachweise.
• Schlechte Bewertungen führen nicht zu konkreten Maßnahmen.
• Niemand prüft, ob vereinbarte Verbesserungen wirklich umgesetzt wurden.

Von der Excel-Liste zum wiederkehrenden Bewertungsprozess

Eine Excel-Tabelle reicht für eine Momentaufnahme. Sie wird aber schwach, wenn mehrere Personen Nachweise beisteuern, Maßnahmen verfolgen oder Bewertungen auditfähig erklären müssen. Genau dort entsteht derselbe Bruch wie bei vielen Excel-Checklisten in wiederkehrenden Abläufen.

Besser ist ein wiederkehrender Prozess: Bewertung starten, Daten aus Wareneingang und Reklamationen prüfen, Kriterien bewerten, Entscheidung treffen, Maßnahmen anlegen und beim nächsten Termin automatisch wieder prüfen. Für Abweichungen passt die Verknüpfung mit einem Maßnahmenplan nach Audit oder Reklamation.

So setzt du es in Prozessdeck um

In Prozessdeck legst du die Lieferantenbewertung als Vorlage an. Jeder Bewertungslauf enthält Pflichtfelder, Anhänge, Verantwortliche, Freigaben und Fristen. So sieht dein Team nicht nur die Punktzahl, sondern auch die Nachweise und offenen Maßnahmen dahinter.