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Montagmorgen, 8:15 Uhr: Die Kassenverwaltliche Vereinigung kündigt sich für übermorgen zur Hygienebegehung an. Ihr Praxisteam sucht fieberhaft nach dem aktuellen Reinigungs-Nachweis für den Behandlungsraum 2, die Sterilisations-Chargendokumentation vom letzten Monat fehlt komplett, und die RKI-konforme Aufbereitung der Instrumente ist zwar Routine – aber wo steht das schriftlich? Der Hygieneplan in der Arztpraxis ist keine Kür, sondern Pflicht. Und bei der Dokumentation entscheidet sich, ob Sie entspannt bleiben oder in Erklärungsnot geraten.

Was ein Hygieneplan rechtlich leisten muss – und was die KV wirklich prüft

Der Hygieneplan ist kein Papiertiger, sondern eine gesetzliche Anforderung. Das Infektionsschutzgesetz (IfSG) §36 verpflichtet jede Arztpraxis, einen schriftlichen Hygieneplan vorzuhalten. Die KRINKO-Empfehlungen des Robert Koch-Instituts legen fest, was drin stehen muss: konkrete Reinigungs- und Desinfektionspläne, Aufbereitungs-Protokolle für Medizinprodukte und klare Verantwortlichkeiten im Team. Das klingt abstrakt – wird aber spätestens bei der ersten Begehung sehr konkret.

Die Kassenärztliche Vereinigung kontrolliert bei Hygienebegehungen vor allem drei Dinge: Ist der Plan aktuell? Sind Reinigungs-Intervalle lückenlos dokumentiert? Können Ihre Mitarbeiter nachweisen, dass sie geschult wurden? Ein Plan, der vor drei Jahren erstellt wurde und seitdem im Ordner verstaubt, erfüllt die Anforderungen nicht. Auditorinnen und Auditoren fragen gezielt nach: „Zeigen Sie mir die letzte Dokumentation der Instrumentenaufbereitung vom Freitag." Wer dann suchen muss, steht schlecht da.

Der häufigste Stolperstein ist nicht das Fehlen eines Plans, sondern die fehlende Verknüpfung zum Alltag. Eine Allgemeinarztpraxis in Stuttgart hatte beispielsweise einen sauber getippten Hygieneplan – aber die tägliche Reinigung der Behandlungsräume wurde nirgends erfasst. Bei der Begehung konnte das Team nicht belegen, dass die Liegen tatsächlich nach jedem Patienten desinfiziert worden waren. Das Ergebnis: Nachbesserungspflicht und eine zweite Kontrolle nach drei Monaten.

Reinigungs- und Desinfektionsplan: Wer macht was, wann und womit?

Ein funktionierender Reinigungs- und Desinfektionsplan benennt fünf Dinge: Welche Fläche oder welches Gerät wird gereinigt? In welchem Intervall (täglich, wöchentlich, nach Kontamination)? Mit welchem Mittel (Handelsname plus Konzentration)? Wie lange ist die Einwirkzeit? Wer ist dafür verantwortlich?

Beispiel aus einer Allgemeinarztpraxis: Die Behandlungsliege wird nach jedem Patienten mit Flächendesinfektion (z. B. Bacillol 30 Foam, eine Minute Einwirkzeit) abgewischt. Die Blutdruckmanschette wird einmal wöchentlich desinfizierend gereinigt, die EKG-Saugnäpfe nach jedem Gebrauch. Verantwortlich ist die MFA im jeweiligen Behandlungszimmer – und sie hakt das auf einer Checkliste ab, die am Ende des Tages ins Hygiene-Logbuch wandert.

In einer Zahnarztpraxis sind die Anforderungen deutlich höher. Die Absauganlage muss täglich desinfiziert werden, die Behandlungseinheit einschließlich Schläuchen und Griffen nach jedem Patienten. Turbinen werden nach Gebrauch thermisch desinfiziert – und jede Charge wird dokumentiert. Eine Praxis in Hamburg nutzt dafür ein digitales Formular, das die verantwortliche Zahnmedizinische Fachangestellte direkt nach der Aufbereitung ausfüllt. So entsteht eine lückenlose Dokumentation, die bei der nächsten Begehung in Sekunden vorgelegt werden kann.

Aufbereitung von Medizinprodukten: Sterilgut-Doku, die hält

Für Instrumente der Kategorien „kritisch" und „semikritisch" – also alles, was Schleimhäute oder Blut berührt – gilt: Jede Charge dokumentieren. Datum, Chargennummer, Freigabe-Kürzel und bei Autoklaven die Protokolle mit Temperatur- und Druckverlauf müssen aufbewahrt werden. Das ist nicht verhandelbar.

In Zahnarztpraxen ist das Standard: Reinigungs- und Desinfektionsgerät (RDG) plus Autoklav, die Chargendokumentation läuft oft mit Barcodes oder Stempel. Eine Praxis in Köln hat zum Beispiel für jede Charge einen Aufkleber mit QR-Code, der auf das Protokoll verweist – so ist die Rückverfolgbarkeit jederzeit gegeben. Allgemeinpraxen mit weniger invasiven Eingriffen nutzen häufig manuelle Aufbereitung. Auch hier gilt: schriftlich nachvollziehbar. Ein einfaches Formular, das täglich ausgefüllt und abgeheftet wird, reicht – aber es muss konsequent gemacht werden.

Der klassische Fehler: Die Praxis dokumentiert nur sporadisch, etwa wenn gerade Zeit ist. Dann fehlen bei der Begehung die Protokolle für mehrere Tage oder Wochen. Eine Hausarztpraxis in Bayern hatte die Chargendokumentation für kleinere Eingriffe (Wundversorgung, Spritzen) komplett vernachlässigt – mit der Begründung, „das machen wir ja sowieso richtig". Die Auditorin sah das anders. Ergebnis: Nachschulung des Teams und ein neues Dokumentationssystem, das seitdem läuft.

Unterschiede zwischen Allgemein- und Zahnarztpraxis: Wo liegen die Hürden?

In einer Allgemeinarztpraxis sind die Hygieneanforderungen oft schlanker. Weniger invasive Eingriffe bedeuten weniger komplexe Aufbereitung. Trotzdem besteht die Pflicht zur Dokumentation bei Spritzen, Blutentnahmen und kleinen Wundversorgungen. Ein fokussierter Hygieneplan mit Schwerpunkt auf Flächendesinfektion, Händehygiene und korrekter Entsorgung von Kanülen und Spritzen reicht meist aus – wenn er gelebt wird.

Zahnarztpraxen haben es schwerer. Direkte Schleimhautkontakte, Aerosol-Bildung beim Bohren, komplexe Instrumente wie Winkelstücke und Turbinen – all das erfordert detaillierte Aufbereitungs-Protokolle. Die Sterilgut-Freigabe muss getrennt dokumentiert werden, Geräte wie Autoklaven müssen regelmäßig validiert werden. Eine Zahnarztpraxis in Dresden führt beispielsweise alle drei Monate eine Fremdprüfung des Autoklaven durch und heftet die Protokolle zum Hygieneplan – so gibt es bei der Begehung keine Überraschungen.

Beide Praxistypen müssen ihre Mitarbeiter schulen und diese Schulungen dokumentieren. Mindestens einmal jährlich, bei neuen Mitarbeitern sofort. Ein einfaches Schulungsprotokoll mit Datum, Thema (z. B. „Händedesinfektion nach RKI"), Teilnehmerliste und Unterschrift des Hygienebeauftragten genügt – aber es muss existieren.

Hygienebeauftragter und Team: Wer trägt welche Verantwortung?

Jede Praxis braucht einen Hygienebeauftragten. Das ist meist eine MFA mit entsprechender Fortbildung. Diese Person koordiniert Schulungen, überwacht die Dokumentation und ist Ansprechpartnerin bei Audits. In größeren Praxen gibt es oft mehrere Hygienebeauftragte – etwa je eine für verschiedene Standorte oder Fachbereiche.

Das ganze Team muss aber eingebunden sein. Wenn die Reinigungskraft Desinfektionsmittel falsch dosiert oder die MFA das Sterilgut-Protokoll nicht ausfüllt, hilft der beste Plan nichts. Eine Gemeinschaftspraxis in Frankfurt hat das so gelöst: Jeden Monat gibt es eine 15-minütige Hygiene-Besprechung. Jede Mitarbeiterin berichtet kurz, wo es gehakt hat, und es werden Lösungen besprochen. Das wird protokolliert – und bei der Begehung zeigt das, dass Hygiene nicht nur auf dem Papier, sondern im Alltag gelebt wird.

In kleineren Praxen übernimmt oft der Praxisinhaber oder die leitende MFA beide Rollen – Hygienebeauftragter und operativer Umsetzer. Dann ist eine klare Aufgabenliste umso wichtiger. Wer macht die tägliche Flächendesinfektion? Wer kontrolliert die Sterilgut-Freigabe? Wer füllt welches Formular aus? Wenn das nicht klar ist, entsteht Chaos – und genau das deckt die Begehung auf.

So bringen Sie Ordnung in Ihre Hygiene-Dokumentation – Schritt für Schritt

Schritt 1: Sichten Sie Ihren bestehenden Hygieneplan. Ist er aktuell? Ist er unterschrieben? Entspricht er den RKI-Vorgaben? Falls nicht: Nutzen Sie Mustervorlagen der Kassenärztlichen Vereinigung oder Ihrer Landeszahnärztekammer und passen Sie diese an Ihre Praxis an. Ein generischer Plan hilft nicht – er muss zu Ihren Räumen, Geräten und Abläufen passen.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Reinigungs- und Desinfektionsplan mit konkreten Intervallen und Verantwortlichkeiten. Am besten als Checkliste, die täglich oder wöchentlich abgehakt wird. Eine Praxis in Leipzig hat dafür eine Tabelle an der Wand jedes Behandlungszimmers – jede Reinigung wird sofort mit Kürzel und Datum eingetragen. Das dauert zehn Sekunden und schafft lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Schritt 3: Führen Sie Aufbereitungs-Protokolle für Medizinprodukte ein. Das kann ein ausgedrucktes Formular sein oder eine digitale Lösung. Schulen Sie Ihr Team, damit jeder weiß, wie das Protokoll ausgefüllt wird. Kontrollieren Sie regelmäßig – etwa einmal im Monat –, ob die Dokumentation lückenlos läuft. Wenn Sie Lücken finden, sprechen Sie sie sofort an und schließen Sie sie.

Schritt 4: Legen Sie alle Unterlagen zentral ab. Ein klassischer Ordner funktioniert, wenn er konsequent geführt wird. Noch besser: eine digitale Prozessplattform, in der Hygienepläne, Schulungsprotokolle und Chargendokumentation an einem Ort liegen. So finden Sie und Ihr Team im Audit-Fall alles in Sekunden, nicht in Stunden. Eine Praxis in München hat nach der Umstellung auf digitale Dokumentation die Vorbereitungszeit für Begehungen von einem halben Tag auf 15 Minuten reduziert – einfach weil alles strukturiert und durchsuchbar vorliegt.

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